Pewnego dnia, podczas krótkiej wizyty w Bielsku, rozmawiałem z Wojtkiem – odpowiedzialny za rozwój w firmie spedycyjnej. Opowiedział mi, jak ich zespół zmaga się z problemem, który – choć na pierwszy rzut oka banalny – po cichu pożera tysiące złotych miesięcznie.
Wszystko przez dokumenty.
Każde zlecenie transportowe to góra papierów – faktury, CMR, dokumenty przewoźników. Wszystko ląduje na jednej skrzynce mailowej. A tam… chaos. Brak załączników, błędne dane, zagubione wiadomości. Pracownicy tracą godziny na prostowanie błędów. A gdy jeden dokument umknie – opóźnienie, nerwy i koszty.
„Gdyby ktoś ogarnął te dokumenty, mielibyśmy spokój"
Kilka tygodni później pokazałem mu narzędzie.
Prosty system, który automatycznie weryfikuje, porządkuje i śledzi dokumenty z każdej transakcji. Pracownicy widzą, czego nie ma, co jest do poprawy, a co gotowe do rozliczenia.
„Czemu nikt wcześniej na to nie wpadł?"
Dziś jego firma oszczędza tysiące złotych każdego miesiąca, a audytorzy pracują szybciej i spokojniej.